Politique de Confidentialité

1. Introduction et engagement

Chez VOCALIA, nous prenons la protection de vos données personnelles très au sérieux. Cette Politique de Confidentialité vous informe de manière transparente sur la façon dont nous collectons, utilisons, stockons et protégeons vos informations personnelles lorsque vous utilisez notre service de génération automatique de rapports commerciaux par intelligence artificielle.

Notre engagement : respecter votre vie privée et vous donner le contrôle total sur vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

3. Données collectées

3.1. Données d'identification

Lors de la création de votre compte, nous collectons :

• Nom et prénom
• Adresse email
• Mot de passe (chiffré)
• Nom de l'entreprise (optionnel)
• Numéro de téléphone (optionnel)

3.2. Données audio et contenu

Dans le cadre de l'utilisation du service :

• Enregistrements audio de vos visites clients
• Transcriptions textuelles générées par l'IA
• Rapports générés et leurs métadonnées
• Modifications et annotations apportées aux rapports

3.3. Données de facturation

Pour les abonnements payants :

• Informations de paiement (gérées par Stripe, nous ne stockons jamais vos données bancaires)
• Adresse de facturation
• Historique des transactions

3.4. Données techniques

Automatiquement collectées lors de l'utilisation :

• Adresse IP
• Type de navigateur et version
• Système d'exploitation
• Pages visitées et durée des sessions
• Identifiants de l'appareil

3.5. Cookies

Nous utilisons des cookies strictement nécessaires et des cookies analytiques :

• Cookies essentiels : authentification, sécurité, préférences linguistiques
• Cookies analytiques : aucun cookie de mesure d'audience ni traceur publicitaire tiers n'est déposé.

4. Finalités du traitement

Nous utilisons vos données personnelles pour les finalités suivantes :

4.1. Fourniture du service

• Créer et gérer votre compte utilisateur
• Traiter vos enregistrements audio et générer des rapports
• Stocker et sauvegarder vos données
• Permettre l'export et le partage de vos rapports

4.2. Gestion de la relation client

• Répondre à vos demandes de support
• Vous informer des mises à jour du service
• Gérer votre abonnement et vos paiements
• Vous envoyer des communications transactionnelles

4.3. Amélioration du service

• Analyser l'utilisation du service (données anonymisées)
• Détecter et corriger les bugs
• Améliorer nos algorithmes d'IA (uniquement avec votre consentement explicite)

4.4. Sécurité et conformité

• Prévenir la fraude et les abus
• Respecter nos obligations légales
• Assurer la sécurité de la plateforme

5. Base légale du traitement

Conformément au RGPD, nous nous appuyons sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contrat : pour fournir le service que vous avez souscrit
• Intérêt légitime : pour améliorer notre service, assurer la sécurité et prévenir la fraude
• Consentement : pour les cookies analytiques et les communications marketing (vous pouvez retirer ce consentement à tout moment)
• Obligation légale : pour respecter nos obligations fiscales et comptables

6. Destinataires des données

Vos données personnelles peuvent être partagées avec :

6.1. Nos sous-traitants

• OpenAI, L.L.C. (États-Unis) : transcription des enregistrements audio (Whisper), rédaction des comptes-rendus (GPT) et calcul des embeddings. Ce sous-traitant traite donc vos données audio et textuelles et implique un transfert de données vers les États-Unis, hors Union européenne (voir section 6.4).
• Supabase : hébergement de la base de données (Postgres) et stockage des fichiers, dans l'Union européenne (North EU (Stockholm, Suède))
• Stripe : traitement des paiements (conforme PCI-DSS)

Tous nos sous-traitants sont sélectionnés avec soin, liés par un accord de traitement des données (DPA) et soumis à des obligations strictes de protection des données.

6.4. Transferts hors Union européenne

6.2. Autorités légales

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données aux autorités compétentes si la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux.

6.3. Pas de vente de données

7. Durée de conservation

Nous conservons vos données personnelles pendant les durées suivantes :

• Compte actif : pendant toute la durée d'utilisation du service
• Enregistrements audio : 90 jours après création (suppression automatique ou manuelle possible)
• Rapports générés : tant que vous ne les supprimez pas
• Données de facturation : 10 ans (obligation légale comptable)
• Après clôture du compte : suppression de vos données personnelles sous 30 jours, à l'exception des données de facturation conservées 10 ans.
• Logs techniques : 12 mois maximum
• Après suppression du compte : 30 jours (délai de rétractation), puis suppression définitive

8. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données :

8.1. Sécurité technique

• Chiffrement : AES-256 pour les données au repos, TLS 1.3 pour les données en transit
• Authentification sécurisée : hachage bcrypt des mots de passe, authentification à deux facteurs disponible
• Pare-feu : protection contre les attaques DDoS et intrusions
• Surveillance : monitoring 24/7 des accès et activités suspectes
• Sauvegardes : quotidiennes, chiffrées, stockées dans des datacenters séparés

8.2. Sécurité organisationnelle

• Accès aux données limité au strict nécessaire
• Formation régulière de nos équipes à la sécurité
• Audits de sécurité réguliers
• Plan de continuité d'activité et de reprise après incident

8.3. Certification

• Infrastructure hébergée chez Supabase, prestataire appliquant des mesures de sécurité conformes aux standards de l'industrie
• Paiements conformes PCI-DSS (via Stripe)

9. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

9.1. Droit d'accès

Vous pouvez obtenir une copie de toutes vos données personnelles que nous détenons.

9.2. Droit de rectification

Vous pouvez corriger vos données inexactes ou incomplètes directement depuis votre compte.

9.3. Droit à l'effacement ("droit à l'oubli")

Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles, sauf si nous avons une obligation légale de les conserver.

9.4. Droit à la limitation du traitement

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans certaines circonstances.

9.5. Droit à la portabilité

Vous pouvez recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé (JSON, CSV) ou demander leur transfert direct à un autre service.

9.6. Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à des fins de marketing ou pour des raisons tenant à votre situation particulière.

9.7. Droit de retirer votre consentement

Pour les traitements basés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

9.8. Comment exercer vos droits

10. Contact et réclamations

10.1. Délégué à la Protection des Données

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles :

10.2. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

10.3. Modifications de cette politique

Nous pouvons être amenés à modifier cette Politique de Confidentialité. Toute modification substantielle vous sera notifiée par email au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. La version à jour est toujours disponible sur cette page avec la date de dernière mise à jour.